Selasa, 17 Maret 2015

Menyusun PROPOSAL & LAPORAN KEGIATAN



I.                   INTRODUKSI

Bagi orang-orang yang senang berorganisasi, proposal dan Laporan Kegiatan telah menjadi ”santapan harian” atau ”santapan rutin” bagi mereka. Sehingga baik proposal maupun laporan kegiatan menjadi bagian yang sulit terpisahkan dari aktivitas suatu organisasi.
Karena disadari perannya yang sangat penting, maka orang-orang yang aktif dalam berorganisasi merasa perlu memiliki keterampilan dalam menyusun proposal dan laporan kegiatan.
Proposal dan Laporan Kegiatan yang disusun baik, dapat menjadi indikator kualitas tim atau panitia atau personil organisasi tertentu. Nah, disadari dewasa ini banyak ditemui kesalahan penyusunan ataupun ketidakmampuan menyusun proposal dan laporan kegiatan. Bahkan ada yang menyepelekan kemampuan tekhnis ini.
Menyadari betapa pentingnya pemahaman tentang penyusunan proposal dan laporan kegiatan, maka saya merespon baik permintaan panitia untuk menyampaikan materi ini. Adapun materi ini, merupakan formulasi dari pengalaman serta pengetahuan yang penulis dapatkan selama aktif berorganisasi.

II.                APA ITU PROPOSAL ?

Kata proposal dalam Bahasa Inggrisè Propose = ”mengusulkan, menawarkan” , Proposal = usul”. Jadi proposal dapat kita definisikan sebagai :
”Sebuah dokumen yang berisikan konsepsi usulan atau penawaran tentang sesuatu hal untuk mencapai maksud tertentu dari pihak pengusul kepada pihak penerima usulan”
”Sesuatu hal” yang diusulkan atau ditawarkan oleh pihak pengusul dapat berupa:
-      Barang
-      Jasa
-      Program / Kegiatan (usaha, olahraga, seni, pembangunan, ilmiah dll).
-      Kerjasama
Karena itu proposal ada bermacam-macam bentuk tergantung pada apa yang ditawarkan. Bentuk-bentuk atau jenis proposal, misalnya:
-      Proposal penjualan barang
-      Proposal jasa
-      Proposal program / kegiatan
-      Proposal Pembangunan
-      Proposal Kerjasama
-      Proposal Usaha
-      Dll.
Untuk bahasan kita saat ini, akan difokuskan pada PROPOSAL PROGRAM atau PROPOSAL KEGIATAN.
Tujuan orang atau organisasi atau lembaga tertentu membuat proposal kegiatan adalah untuk mengusulkan atau menawarkan suatu hal (program/kegiatan) kepada pihak lain dengan tujuan supaya pihak lain dapat bekerjasama menyukseskan kegiatan, membantu pembiayaan atau kebutuhan kegiatan, atau menyetujui usulan tersebut.
          Dalam hal ini, proposal telah berfungsi: pertama, sebagai media yang menjembatani kesenjangan pemahaman antara pihak pengusul dan penerima usulan, sehingga lewat proposal pemahaman yang sama secara bersama antara pihak pengusul dan penerima usulan dapat terbentuk. Kedua, proposal menjalankan fungsi sebagai dokumen yang memberikan gambaran tentang program dan menjadi bahan acuan (kerangka acuan / term of refference / ToR) bagi pihak yang terlibat dalam kegiatan. Ketiga, proposal berfungsi menjadi dokumen yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dari pihak penerima usulan (misalnya sponsor atau donatur) untuk mengambil keputusan: mau bekerjasama / membantu atau tidak.
          Jadi, sampai disini sangatlah jelas arti penting proposal bagi suksesnya suatu program atau kegiatan. Jika proposal tidak dapat dibuat sebaik mungkin dan tidak dapat memenuhi peruntukannya, maka proposal tersebut akan mubazir.               
III.             KRITERIA PROPOSAL YANG BAIK

Bagaimana kriteria proposal yang baik, supaya dapat diterima oleh pihak penerima usulan atau bisa memenuhi fungsi di atas ?
Proposal yang baik, paling tidak harus memenuhi syarat:
  1. Keindahan, kerapihan (termasuk bahasa)
  2. Jelas, mampu menjelaskan maksud atau mampu menggambarkan dengan jelas tentang kegiatan
  3. Informatif, mampu menginformasikan segala hal yang akan menunjang pertimbangan.
  4. Mampu meyakinkan bahwa pihak penerima usulan juga akan mendapatkan keuntungan dengan program tersebut. Atau paling tidak penerima usulan yakin bahwa program tersebut baik dan perlu dibantu.
  5. Rasional baik dari segi format kegiatan maupun usulan pembiayaan.
IV.             BAGIAN-BAGIAN PROPOSAL KEGIATAN

Meskipun terdapat variasi, namun umumnya proposal terdiri dari bagian-bagian:
  1. Identitas
Mencakup: Identitas Program dan Identitas Organisasi Pengusul. Biasanya identitas program dan lembaga pengusul sudah terakomodir pada cover proposal atau kertas kop panitia, atau ditulis di bagian awal:
Contoh:
I. Nama Kegiatan      :           Perkemahan Karya Remaja GMIM Kinilow
II. Pendahuluan
................
................

  1. Pendahuluan / Dasar Pemikiran / Latar Belakang
Berisikan pertimbangan-pertimbangan rasional / yang masuk akal yang melatarbelakangi sehingga pelaksana program / kegiatan mau melaksanakan program ini. Jadi bagian ini akan menginformasikan mengapa program ini dilaksanakan.

  1. Dasar Pelaksanaan / Legalitas Organisatoris Program
Berisikan aturan-aturan organisasi yang melegitimasi program yang diusulkan, misalnya: Tata Gereja...., AD/ART, Surat Keputusan dll.

  1. Tujuan
Hal-hal yang hendak dicapai yang sifatnya agak ideal belum konkrit (abstrak), umum.


  1. Sasaran / Goal (Hasil Yang Diharapkan)
Tujuan yang bersifat konkrit, terukur. Maksudnya, telah mejelaskan bahwa kegiatan ini akan menghasilkan apa dan berapa banyak.
Contoh: Sasaran Pelatihan ini adalah: menghasilkan minimal 50 orang kader remaja gereja yang dapat menyusun proposal program.

  1. Manfaat
Apa manfaat dari hasil progam. Manfaat bukan Cuma untuk organisasi / pelaksana tetapi untuk semua pihak yang akan terlibat: peserta, pemerintah, lembaga mitra, sponsor, masyarakat, jemaat, dsb.

  1. Bentuk / Jenis Kegiatan/Metode
Kegiatan apa saja yang hendak dilaksanakan

  1. Waktu dan Tempat
  2. Peserta / Target Group (kriteria dan jumlah)
  3. Pengorganisasian (Lampiran SK Panitia)
  4. Pembiayaan (Pemasukan-Pengeluaran, Sumber dana)
  5. Lampiran-lampiran (jadwal, materi, kriteria sponsorship dll)

V.                TEKNIK MENYUSUN PROPOSAL

Secara tekhnis, untuk bisa menyusun proposal hanya dapat kita lakukan kalau kita mau mencobanya. Hilangkan pikiran tidak mampu. If You think can, You can !!!
Langkahnya mengikuti urutan / bagian-bagian di atas. Namun akan lebih mudah, jika apa yang hendak dituangkan di proposal sudah dirapatkan terlebih dahulu. Biasanya isi dari pproposal menjadi agenda utama rapat perdana. Kalau semua sudah jelas, maka si konseptor, tinggal mengatur bahasa / redaksinya.

VI.             APA ITU LAPORAN KEGIATAN ?
Laporan Kegiatan adalah dokumen yang hendak memberikan informasi tentang pelaksanaan kegiatan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Fungsi laporan kegiatan adalah :
-      Indikasi adanya aspek moral / akuntabilitas
-      Informasi
-      Bahan evaluasi
-      Bahan pertimbangan kedepan

VII.          BAGIAN-BAGIAN LAPORAN KEGIATAN

  1. Identitas Program dan Pelaksana

  1. Pendahuluan  (Latar belakang, Dasar)

  1. Tujuan dan Manfaat, Hasil yang diharapkan

  1. Perencanaan
(Hal-hal yang direncanakan oleh pelaksana untuk dilaksanakan dalam rangka menjacapi tujuan dan sasaran kegiatan).

  1. Pelaksanaan
Informasi tentang waktu dan tempat, pelaksanaan, peserta, lembaga mitra dsb, yang berhubungan dengan pelaksanaan.

  1. Hasil Yang Dicapai
Informasi tentang hasil dari pelaksanaan kegiatan

  1. Evaluasi
Penilaian apakah hasil yang dicapai sesuai dengan harapan awal atau rencana awal atau tidak.  Di Bagian ini diuraikan juga hal-hal yang menunjang program dan hal-hal yang menjadi penghambat termasuk hal-hal yang menjadi kekurangan tim pelaksana.

  1. Rekomendasi
Berdasarkan evaluasi pelaksanaan maka pelaksana merekomendasikan atau mengusulkan saran-saran tertentu kedepan.

  1. Laporan Keuangan
Berisi tentang pemasukan keuangan dan pengeluaran dilengkapi dengan bukti-bukti keuangan (lampiran)

  1. Penutup

  1. Lampiran-lampiran (Foto, kwitansi, surat penting , publikasi media cetak, dll)


VIII.       CATATAN AKHIR

Menyusun proposal dan laporan kegiatan hanya bisa kita lakukan jika kita mau mencoba belajar menyusunnya. Jadi tak ada kata lain selain selamat belajar, selamat mencoba, Selamat berpikir bahwa ANDA BISA.
If You Think Can……… You Can !!!!




Lampiran: Contoh Proposal
PROPOSAL

A.     NAMA DAN DESKRIPSI PROGRAM
Program ini diberi nama : PROGRAM SUMêKOLAH DAN GEBYAR SAINS FMIPA UKIT 2006.  Dilihat dari namanya maka sebenarnya program ini terdiri dari 2 bagian yaitu:
-          Program Sumêkolah adalah program stimulus untuk bersekolah (sumêkolah) dalam wujud sosialisasi manfaat studi di bidang sains alam (MIPA) dan uji minat dan kemampuan akademik.
-          Gebyar Sains adalah program yang bermaksud merangsang kecintaan siswa khususnya dan masyarakat umumnya terhadap sains alam dan mendaratkan manfaat sains alam dalam kehidupan kesejahteraan masyarakat.

B.     DASAR PEMIKIRAN
1.           Kompetisi di era globalisasi bakalan semakin meningkat. Hal ini menuntut setiap manusia untuk siap menghadapinya, kalau tidak maka akan tergilas oleh arus globalisasi. Kemampuan menghadapi persaingan global akan sangat bergantung pada kualitas penguasaan terhadap ilmu pengetahuan (sains) yang didapatkan dari dunia pendidikan.
2.           Dewasa ini banyak pihak memberi motivasi kepada masyarakat untuk melanjutkan studi ke jenjang yang lebih tinggi. Namun masyarakat mengalami banyak kendala dalam melanjutkan studi misalnya ke jenjang perguruan tinggi. Paling tidak ada 3 kendala untuk melanjutkan studi yaitu minat dari siswa, faktor informasi dan faktor ekonomi. Siswa sering kurang berminat karena berbagai faktor, diantaranya ada opini kurang baik yang terbentuk dalam dirinya tentang perguruan tinggi. Faktor informasi berupa minimnya informasi tentang program studi juga cukup berpengaruh. Namun pengaruh yang cukup besar juga datangnya dari faktor ekonomi, dimana daya beli masyarakat dewasa ini menurun akibat krisis berkepanjangan sementara biaya studi di hampir semua perguruan tinggi semakin meningkat.
3.           Ketiga faktor ini perlu mendapatkan jawaban berwujud:
a.            Rangsangan terhadap minat siswa khususnya dan masyarakat umumnya terhadap sains. Dalam hal ini apa yang bisa mereka lakukan dengan menguasai bidang sains tertentu perlu disosialisasikan.
b.            Kesenjangan informasi perlu terus dijembatani dengen mengintensifkan komunikasi antara perguruan tinggi dengan siswa / sekolah. Hal ini bisa diwujudkan diantaranya dengan kemitraan antara sekolah dan perguruan tinggi.
c.            Kendala ekonomi dapat diatasi dengan memberikan kemudahan pembayaran atau program beasiswa bagi yang kurang mampu
4.           Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) adalah salah satu Fakultas di lingkungan Universitas Kristen Indonesia Tomohon, yang saat ini mengelolah Program Studi: Biologi (Konsentrasi Biologi Lingkungan), Farmasi (Konsentrasi Ilmu Farmasi) dan statistika (Konsentrasi Statistika Industri) sedang mengupayakan usaha solutif di atas diantaranya dengan menggagas program ini (Gambaran lebih detil, dapat dilihat pada bentuk kegiatan).

C.     TUJUAN DAN MANFAAT
*        Tujuan
1.        Merangsang minat dan kecintaan masyarakat terhadap sains alam lewat kegiatan positif konstruktif dan akademis seperti seminar Farmasi, lomba matematika dan lomba karya tulis lingkungan.


2.        Mensosialisasikan seluk beluk keberadaan Program Studi di FMIPA UKIT kepada pemerintah, jemaat dan masyarakat  lewat berbagai bentuk kegiatan.
3.        Membangun komunikasi dan kerjasama yang baik dan berkelanjutan antara FMIPA UKIT dengan Pemerintah, Gereja dan masyarakat dalam hal pengembangan SDM dan pembangunan.
4.        Melakukan  transfer pengetahuan MIPA kepada masyarakat.
5.        Melakukan proses rekrutment mahasiswa baru FMIPA UKIT tahun ajaran 2005/2006  lewat proses seleksi “program SUMêKOLAH”
6.        Merekrut mahasiswa berprestasi namun kurang mampu untuk dibiayai lewat program beasiswa.

*  Manfaat
1. Bagi Pemerintah
- Program ini akan menunjang program pemerintah di bidang pendidikan secara khusus dalam upaya peningkatan kualitas warga dalam penguasaan IPTEK bidang MIPA.
-   Lewat program ini dapat  dibangun kerjasama yang mutualistis untuk pengembangan bidang yang berhubungan dengan program studi di FMIPA seperti: pertanian, kelautan, lingkungan hidup, kesehatan dan perencanaan pembangunan serta pengolahan data statistik.
2. Bagi Institusi Gereja
-  Program ini akan menunjang implementasi tugas dan panggilan  di bidang pendidikan
-   Program ini akan menampakkan kepedulian institusi pendidikan dan gereja untuk mengembangkan  sumber daya manusia secara khusus warga jemaat
-   Dengan  program ini kerjasama antar gereja sebagai wujud nyata konsep Keesaan Gereja (oikumenisme) dapat dinyatakan.
3. Bagi Siswa / Pihak Sekolah
-  Informasi mengenai MIPA dan prospeknya akan dikenali lebih dahulu sebelum anggota masyarakat (siswa)  mengambil keputusan untuk kuliah (tidak “membeli kucing di dalam karung” atau masuk ke perguruan tinggi tanpa mengenal seluk beluknya).
- Program ini akan membantu menggagas maupun menginformasikan program stimulus studi berupa beasiswa.
-  Lewat program ini dapat terbentuk kerjasama berkelanjutan antara FMIPA UKIT dan pihak sekolah.
4. Bagi Pihak Sponsor
-    Program ini dapat menjadi ajang publikasi produk atau program pihak sponsor, dimana jangkauan geografis maupun audiens cukup luas.
-    Menjadi wadah untuk mewujudkan komitmen kepedulian sosial dari perusahaan.
5. Bagi FMIPA UKIT
-   Program ini akan membantu upaya sosialisasi dan rekrutment mahasiswa baru serta membantu mewujudkan implementasi Tri  Darma Perguruan Tinggi (Pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat).

D. TEMA DAN SUB TEMA
Tema:
“SAINS UNTUK SEMUA” (Science  for All) 
Sub Tema:
 “Menstimulus kecintaan masyarakat terhadap sains alam,
serta mentransfer karya sains bermanfaat  bagi kemanusiaan dan keutuhan ciptaan”



E.  BENTUK KEGIATAN
1. Dengan sekolah-sekolah / siswa:
a.     Ceramah / penjelasan tentang seluk beluk program studi di FMIPA UKIT kepada siswa diikuti dengan dialog.
b.     Test Masuk FMIPA UKIT (Program Sumêkolah)
c.     Dialog dan seminar melibatkan guru-guru / pimpinan sekolah
d.     Kompetisi Matematika
e.     Lomba Karya Tulis lingkungan
f.      Rekrutmen penerima beasiswa
2. Dengan Pemerintah Kabupaten/ Kota se Sulut:
a.     Audiensi dan dialog tentang kemungkinan kerjasama antara FMIPA UKIT dengan Pemerintah
b.     Seminar  dengan Tema: “Prospek Pengembangan, Kebutuhan dan Kontribusi Ilmu Biologi, Farmasi dan Statistika dalam Pembangunan Kabupaten / Kota di Sulut”.
c.     Pelatihan Statistika praktis bagi staf adminstrasi tingkat desa hingga kabupaten kota
d.     Diskusi sosialisasi karya sains terbaik Biologi, Farmasi dan Statistika
3. Dengan Gereja:
a.     Penyuluhan lingkungan dan obat alam
b.     Ibadah bersama dan sosialisasi FMIPA di gereja – gereja

F.  WAKTU DAN TEMPAT
Program ini akan dilaksanakan pada Bulan Maret – Juni  2006
Di Kab / Kota Sulut, Gorontalo, Sulteng, Sulsel, Maluku, dan Papua

G.  PEMBIAYAAN
                  A. RENCANA PENGELUARAN
1. SEKRETARIAT                                                                                                                  Rp................
2. acara                                                                                                                                Rp....
3. dst
Terbilang :

B.      RENCANA  PEMASUKAN
1.   PEMKOT TOMOHON
2.   DST
                                                     TOTAL                                                                            

Terbilang : Tujuh Puluh Lima Juta Rupiah
H.  PENUTUP
            Demikian kerangka acuan ini dibuat sebagai bahan acuan dalam pelaksanaan program ini, dan sebagai bahan pertimbangan  bagi semua pihak yang berkenan untuk turut serta menunjang suksesnya program ini.
 Tanda tangan panitia
Mengetahui pimpinan institusi